1. Introductie

Poolder Digital Asset Management BV (hierna: “Poolder”), gevestigd aan Patrijsweg 58 2289 EX Rijswijk, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze Privacyverklaring. Poolder respecteert uw privacy en de veiligheid van uw persoonsgegevens en verwerkt persoonsgegevens in overeenstemming met de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit betekent dat uw persoonsgegevens:

• Worden verwerkt op een wijze die rechtmatig, behoorlijk en transparant is.
• Worden verzameld voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden en niet verder op een met deze doeleinden onverenigbare wijze worden verwerkt.
• Toereikend moeten zijn, ter zake dienend en beperkt zijn tot wat noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt.
• Actueel moeten zijn en actueel moeten worden gehouden.
• Veilig moeten worden bewaard. In deze Privacyverklaring gaan wij in op hoe wij uw persoonsgegevens behandelen en beschermen.

2. Persoonsgegevens die wij verwerken

Poolder verwerkt uw persoonsgegevens doordat u gebruik maakt van onze diensten en/of omdat u deze zelf aan ons verstrekt. Hieronder vindt u een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken:

• Basisgegevens, zoals uw voor- en achternaam.
• Contactgegevens, zoals uw e-mailadres, postadres en telefoonnummer.
• Persoonsgegevens die u ons verstrekt om klant te worden, zoals uw nationaliteit, geboortedatum, geboorteplaats, woonadres, bankrekeningnummer en Burgerservicenummer (BSN).
• Persoonsgegevens die onderdeel zijn van de gegevens van een rechtspersoon, zoals (bewijs van) oprichtingsdocumenten en additionele juridische documentatie, zoals het aandeelhoudersregister, uittreksel van het UBO-register, structure chart, en persoonsgegevens van alle directe en indirecte vertegenwoordigers, uitoefenaars van zeggenschap en (indien van toepassing) anderszins uiteindelijk begunstigden.
• Overige persoonsgegevens die u actief verstrekt om een account op deze website aan te maken, zoals uw IP-adres en een wachtwoord.
• Overige persoonsgegevens die u ons verstrekt die ten doel hebben om de aard en het doel van de cliëntrelatie vast te stellen.
• Alle andere persoonsgegevens die op u betrekking hebben en die u ons verstrekt of die wij kunnen verkrijgen in verband met de in deze Privacyverklaring uiteengezette doeleinden en grondslagen.

Wij kunnen uw persoonsgegevens ook verzamelen uit andere bronnen zoals het Handelsregister, tegenpartijen of door gebruik te maken van openbaar beschikbare bronnen. Naarmate onze dienstverlening zich ontwikkelt en wetgeving wordt veranderd kan het zijn dat dat van u aanvullende informatie wordt verlangd. Wanneer dit het geval is zullen we u van de doelen en grondslagen van deze aanvullende verwerking van uw persoonsgegevens op de hoogte stellen via een update van deze Privacyverklaring en een persoonlijk bericht.

3. Met welk doel en op basis van welke grondslag wij persoonsgegevens verwerken

Poolder verwerkt uw persoonsgegevens voor de volgende doelen:

• Om u de mogelijkheid te bieden een account aan te maken.
• Om u te identificeren en te accepteren als klant.
• Om u onze diensten te verlenen.
• Om u te kunnen bellen of e-mailen indien dit nodig is om onze dienstverlening uit te kunnen voeren.
• Om u te informeren over wijzigingen van onze diensten en producten.
• Om te voorkomen dat dienstverlening van Poolder misbruikt wordt voor fraude, terrorismefinanciering, witwassen of andere vormen van criminaliteit.
• Poolder analyseert uw persoonsgegevens en gedrag op de website ten behoeve van speur- en ontwikkelwerk, om daarmee de website en onze dienstverlening te ontwikkelen en te verbeteren.
• Poolder verwerkt ook persoonsgegevens als wij hier wettelijk toe verplicht zijn, zoals gegevens die wij nodig hebben in het kader van anti-witwasregelgeving, het controleren van PEP-status van cliënten (‘politically exposed persons’) en indien van toepassing, voor het voldoen van onze wettelijke verplichting persoonsgegevens door te geven aan het ‘UBO-register trusts en soortgelijke juridische constructies’.

3.1 UBO-register trusts en soortgelijke juridische constructies

Sinds 1 november 2022 is Poolder wettelijk verplicht alle klanten in te schrijven als UBO (Ultimate Beneficial Owner) van de beleggingsinstelling waarin wordt geparticipeerd bij het "UBO-register trusts en soortgelijke juridische constructies", zie: www.uboregistertrusts.nl. Hiervoor moet Poolder de volgende persoonsgegevens doorgeven:

• Persoonsgegevens: uw volledige naam, nationaliteit, geboortedatum, geboorteplaats, woonadres en e-mailadres en burgerservicenummer (BSN) of ander persoonsidentificatienummer.
• De aard en omvang van het economische belang in de beleggingsinstelling.

Poolder is daarnaast verplicht een afschrift van het document op grond waarvan uw gegevens door ons geverifieerd zijn in te dienen bij het register (een kopie van uw identiteitsbewijs). Het "UBO-register trusts en soortgelijke juridische constructies" is niet openbaar en slechts door een select aantal entiteiten te raadplegen. Zie: www.uboregistertrusts.nl.

4. Delen van persoonsgegevens met derden

In sommige gevallen kunnen wij uw persoonsgegevens ook delen met derden. Poolder deelt uw persoonsgegevens met verschillende derden als dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van de overeenkomst of om te voldoen aan een eventuele wettelijke verplichting. Het gaat hierbij om de volgende partijen:

• Externe leveranciers, zoals Amazon Web Services, Microsoft Azure, Mailjet, Evidos en Mollie in verband met de verwerking van uw persoonsgegevens voor de in dit beleid omschreven doeleinden.
• Derde partijen, zoals toezichthouders en andere overheidsinstellingen, waarmee wij samenwerken om te voldoen aan wettelijke verplichtingen.

Met bedrijven die uw gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens. Poolder blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.

5. Hoe wij persoonsgegevens beveiligen

Poolder neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op via legal@poolder.com.

6. Hoe lang we persoonsgegevens bewaren

Poolder bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld. Wij hanteren de volgende bewaartermijnen voor de volgende (categorieën) van persoonsgegevens:

• Persoonsgegevens die wij verwerken in het kader van anti-witwasregelgeving: 5 jaar
• Persoonsgegevens die wij verwerken in het kader van belastingwetgeving: 7 jaar

7. Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken

Deze website gebruikt technische en functionele cookies, en analytische cookies die geen inbreuk maken op uw privacy. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op uw computer, tablet of smartphone. De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en uw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld uw voorkeursinstellingen. Ook kunnen wij hiermee onze website optimaliseren. U kunt zich afmelden voor cookies door uw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kunt u ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van uw browser verwijderen.

7.1 Hotjar

We gebruiken Hotjar om beter te begrijpen wat de behoeften van onze gebruikers zijn en om deze dienst en ervaring te optimaliseren. Hotjar is een technologische dienst die ons helpt om de ervaring van onze gebruikers beter te begrijpen (bijvoorbeeld hoeveel tijd ze besteden aan welke pagina’s, welke links ze kiezen om op te klikken, wat gebruikers wel en niet leuk vinden, etc.) en dit stelt ons in staat om onze service te bouwen en te onderhouden met feedback van gebruikers. Hotjar gebruikt cookies en andere technologieën om gegevens te verzamelen over het gedrag van onze gebruikers en hun apparaten. Dit omvat het IP-adres van een apparaat (verwerkt tijdens uw sessie en opgeslagen in een geanonimiseerde vorm), schermgrootte van het apparaat, type apparaat (unieke apparaat-identifiers), browserinformatie, geografische locatie (alleen land) en de voorkeurstaal die gebruikt wordt om onze website weer te geven. Hotjar slaat deze informatie namens ons op in een gepseudonimiseerd gebruikersprofiel. Het is Hotjar contractueel verboden om enige verzamelde data namens ons te verkopen. Voor meer details, zie het ‘over Hotjar’ gedeelte op de support site van Hotjar.

7.2 Google Analytics

Wij gebruiken Google Analytics, een analyse-tool van Google. Google Analytics gebruikt cookies om gegevens te verzamelen over het gedrag van onze gebruikers en hun apparaten. De door middel van deze cookies verzamelde informatie over uw gebruik van de website (met inbegrip van uw IP-adres) wordt overgebracht naar Google en door Google opgeslagen op servers in de Verenigde Staten. Google gebruikt deze informatie om bij te houden hoe onze website gebruikt wordt. Zij voorziet de eigenaar van een website van rapportages over het gebruik van de website, en verstrekt andere diensten die te maken hebben met het gebruik van de website en van internet. Google kan deze informatie aan derden verschaffen indien Google hiertoe wettelijk wordt verplicht, of voor zover deze derden de informatie namens Google verwerken. Google koppelt uw IP-adres niet aan andere gegevens die door Google worden beheerd. U kunt cookies weigeren door de juiste instellingen te kiezen in uw browser. Wij wijzen u er echter op dat u in dat geval wellicht niet van alle functionaliteiten van de website gebruik zult kunnen maken. Door het gebruik van deze website verleent u Google toestemming om uw persoonsgegevens te verwerken op de wijze en voor de doelen zoals hierboven beschreven.

8. Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heeft u het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door ons bedrijf en heeft u het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat u bij ons een verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens die wij van u beschikken in een computerbestand naar u of een ander, door u genoemde organisatie, te sturen.

Wilt u gebruik maken van uw recht op bezwaar en/of recht op gegevensoverdraagbaarheid en/of uw recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen of heeft u andere vragen/opmerkingen over de gegevensverwerking, stuur dan een gespecificeerd verzoek naar legal@poolder.com.

Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door u is gedaan, vragen wij u een kopie van uw identiteitsbewijs bij het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie uw pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van uw privacy. Poolder zal zo snel mogelijk, maar in ieder geval binnen vier weken, op uw verzoek reageren.

Poolder wil u er tevens op wijzen dat u de mogelijkheid hebt om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteitpersoonsgegevens/tip-ons

9. Contactgegevens

Onze contactgegevens zijn: Website: https://www.poolder.com Adres: Patrijsweg 58 2289 EX Rijswijk E-mail: legal@poolder.com